Conditions d'utilisation

Version 2026-09 — Le Trousseau, application de gestion des clefs pour syndics de copropriété. Ces conditions sont acceptées dans l'application, à la création du compte du cabinet.

1. Qui contracte

L'Éditeur : Alban Rousseau, entrepreneur individuel, SIREN 130 658 925, RCS Le Mans, 2 rue de l'Ormeau, 72000 Le Mans — alban.rousseau.work@gmail.com. Auteur et hébergeur de l'application. C'est à cette adresse que se font les demandes du Cabinet, les notifications prévues à l'annexe 1 et les questions relatives aux données.

Le Cabinet : le cabinet de syndic titulaire du compte, identifié par le nom et l'adresse mail saisis à la création de celui-ci. La personne qui crée le compte déclare être habilitée à engager le Cabinet.

L'acceptation se fait dans l'application, par une case cochée avant la création du compte. L'article 28.9 du RGPD admet expressément la forme électronique. L'Éditeur conserve, pour chaque cabinet, la version acceptée, la date, l'heure et le compte qui l'a acceptée ; ce reçu est écrit par le serveur et n'est modifiable par personne, pas même par l'Éditeur depuis l'application.

2. Ce que fait le service

Le Trousseau tient le registre des remises de clefs des copropriétés gérées par le Cabinet : qui a pris quel trousseau, pour quelle copropriété, quand, avec une photographie du trousseau et la signature manuscrite de la personne au départ comme au retour.

L'application fonctionne sur téléphone et tablette, hors ligne comme en ligne, et synchronise les appareils du Cabinet entre eux. Elle produit des exports PDF et CSV, et des fiches de prêt destinées à servir de pièces.

Ce que le service n'est pas. Ce n'est ni un logiciel de syndic, ni une comptabilité, ni un outil de gestion du personnel. Il ne remplace aucune obligation du Cabinet envers ses copropriétés.

3. Le compte et les accès

• Un compte administrateur par cabinet, protégé par une adresse mail et un mot de passe. C'est le seul mot de passe du système.
• Les gestionnaires sont créés par l'administrateur et rattachent leur appareil par un lien d'invitation à usage unique, valable quatorze jours. Ils n'ont aucun mot de passe.
• L'administrateur peut retirer l'accès d'un appareil à tout moment, individuellement, sans affecter les autres.
• Le Cabinet répond de la garde de son mot de passe et de la liste des appareils rattachés. Il retire sans délai l'accès d'un appareil perdu ou d'une personne qui quitte le cabinet.

4. Conditions financières

À la date de cette version, l'usage de l'application est fourni sans contrepartie financière, dans le cadre d'un déploiement limité. Aucun abonnement n'est dû.

Toute évolution — mise en place d'un abonnement, d'un tarif, d'un plafond d'usage — fera l'objet d'une nouvelle version de ces conditions, soumise à acceptation dans l'application, avec un préavis raisonnable. Le Cabinet qui refuserait peut résilier et récupérer ses données selon l'article 9.

5. Ce que le Cabinet s'engage à faire

Ces engagements ne sont pas décoratifs : ce sont eux qui font que le registre reste licite. Le Cabinet est responsable de traitement (voir l'annexe 1), donc c'est à lui qu'ils incombent.

• Informer les intervenants. L'application affiche la mention et le lien nécessaires sous chaque écran de signature ; le Cabinet s'engage à ne pas contourner ce dispositif et à répondre aux questions qui lui seraient posées à ce sujet.
• Informer ses gestionnaires du fait que le registre conserve leur nom, leur signature et l'horodatage de chaque remise. Un modèle de note est fourni avec l'application ; l'information écrite est une obligation propre du Cabinet (RGPD art. 13, code du travail art. L. 1222-4).
• Désigner une personne qui reçoit et traite les demandes d'accès, de rectification et d'effacement, dans le délai d'un mois.
• Protéger les appareils par un code de verrouillage. C'est la seule mesure qui chiffre la copie locale du registre ; aucune règle serveur ne peut y suppléer.
• Ne saisir que ce qui sert la finalité. En particulier, les notes libres d'une sortie ne doivent porter ni donnée de santé, ni opinion, ni appréciation sur une personne, ni information étrangère à la remise de la clef.
• Maîtriser la diffusion des exports. Un PDF ou un CSV exporté quitte le périmètre technique de l'application : il contient des noms, des adresses et des signatures, et se transmet à un destinataire identifié.
• Tenir son registre des traitements (RGPD art. 30). Un modèle complété par l'application est fourni.

6. Ce que l'Éditeur s'engage à faire

• Héberger le registre, les fichiers et les traitements serveur en France (région Paris).
• Cloisonner chaque cabinet par des règles appliquées côté serveur, et non par l'affichage.
• Appliquer automatiquement les durées de conservation de l'annexe 1.
• N'utiliser les données du Cabinet pour aucune finalité propre : ni statistique commerciale, ni entraînement de modèle, ni prospection.
• Notifier au Cabinet toute violation de données dans les 24 heures de sa connaissance.
• Assister le Cabinet dans le traitement des demandes des personnes concernées.

7. Disponibilité, limites et responsabilité

Aucune garantie de disponibilité continue n'est donnée. Le service repose sur un hébergeur tiers et peut être interrompu pour maintenance, incident ou évolution. L'application continue de fonctionner hors ligne sur les appareils déjà rattachés, ce qui limite l'effet d'une interruption sur le travail au comptoir.

Les sauvegardes sont celles de l'hébergeur (réplication). La récupération à un instant donné n'est pas activée : une donnée effacée l'est définitivement. Le Cabinet qui souhaite conserver une copie hors application dispose des exports.

Le registre est un outil, pas une garantie. Il n'assure ni que les clefs reviennent, ni que les saisies soient exactes : ce qu'il enregistre est ce que les gestionnaires y écrivent.

La responsabilité de l'Éditeur est limitée aux dommages directs et prouvés résultant d'un manquement à ces conditions. Elle ne couvre ni la perte de clefs, ni les conséquences d'une saisie erronée, ni les dommages indirects — perte d'exploitation, préjudice commercial, perte de clientèle. Les deux parties étant des professionnels, cette limitation est réputée acceptée en connaissance de cause.

8. Propriété

L'application, son code, son nom et son apparence appartiennent à l'Éditeur. Aucune cession n'est consentie ; l'usage est concédé pour la durée du contrat.

Les données du registre appartiennent au Cabinet. L'Éditeur n'en revendique aucun droit et ne les conserve, à l'issue du contrat, que selon l'article 9.

9. Durée, résiliation, sort des données

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à l'acceptation. Chaque partie peut y mettre fin à tout moment, par écrit, sans motif ni indemnité.

À la fin du contrat, au choix du Cabinet exprimé par écrit dans les trente jours : restitution de l'intégralité des données dans un format exploitable (CSV et fichiers image), ou suppression complète, sauvegardes comprises, avec attestation de destruction. Sans instruction dans ce délai, l'Éditeur procède à la suppression.

Le Cabinet peut aussi tout supprimer lui-même, immédiatement et sans passer par l'Éditeur : l'application porte une suppression de compte qui efface le registre, les photos, l'annuaire, les gestionnaires, leurs appareils et le compte administrateur. Elle est définitive et sans récupération possible, y compris par l'Éditeur — d'où l'export du registre proposé juste avant. Seule subsiste une attestation de destruction, qui porte la date, le compte qui l'a demandée et le NOMBRE d'éléments effacés, jamais leur contenu.

10. Modification de ces conditions

Ces conditions portent un numéro de version. Une nouvelle version est présentée dans l'application et demande une nouvelle acceptation ; l'usage ne se poursuit pas sur une version que le Cabinet n'a pas acceptée. Le Cabinet qui refuse une nouvelle version peut résilier et récupérer ses données selon l'article 9.

Chaque version reste consultable : celle en vigueur ici, les précédentes sur demande.

11. Droit applicable

Le contrat est soumis au droit français. Les parties rechercheront une solution amiable avant toute action ; à défaut, le litige relève des tribunaux compétents du Mans, siège de l'Éditeur.

Annexe 1 — Traitement des données personnelles (RGPD, art. 28)

Cette annexe fait partie intégrante des conditions et vaut contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD. Elle est acceptée en même temps qu'elles.

A1.1 — Rôles

Le Cabinet est responsable de traitement : c'est lui qui décide de tenir un registre des clefs, qui l'alimente et qui en répond devant les personnes concernées et devant la CNIL.

L'Éditeur est sous-traitant : il traite ces données pour le compte du Cabinet, sur ses instructions, sans finalité propre.

A1.2 — Objet, durée, nature

Objet : l'hébergement et la maintenance de l'application, et à ce titre le stockage, la consultation, la synchronisation, l'effacement et l'export des données du registre. Durée : celle du contrat, plus le délai de restitution ou de suppression de l'article 9.

A1.3 — Personnes et données concernées

Aucune donnée de l'article 9 (santé, opinions, biométrie, etc.) n'est prévue par le service. La signature est stockée comme un tracé de coordonnées, sans pression ni vitesse : elle n'est pas exploitée à des fins d'identification biométrique. Le Cabinet s'engage à ne pas introduire de telle donnée par les champs libres.

A1.4 — Instructions

Les instructions documentées du Cabinet sont constituées par les présentes conditions, par le fonctionnement de l'application, et par toute demande écrite ultérieure. Si une instruction paraît constituer une violation du RGPD, l'Éditeur en informe immédiatement le Cabinet.

A1.5 — Confidentialité et personnel

L'Éditeur s'engage à la confidentialité et veille à ce que toute personne autorisée à accéder aux données y soit tenue.

À la date de cette version, une seule personne dispose d'un accès technique à l'hébergement : Alban Rousseau. Toute personne qui s'y ajouterait serait tenue à la même confidentialité, et la liste serait mise à jour dans une nouvelle version de ces conditions — donc soumise à acceptation.

A1.6 — Sécurité (art. 32)

• Hébergement en France (Google Cloud / Firebase, région europe-west9).
• Cloisonnement par cabinet imposé côté serveur ; toute collection non explicitement autorisée est refusée.
• Chiffrement en transit (TLS) et au repos.
• Accès nominatifs et révocables des gestionnaires, sans mot de passe partagé ; révocation invalidant immédiatement les jetons émis.
• Suppression d'une pièce impossible depuis un client : elle passe par une fonction serveur qui en conserve le reçu.
• Copies locales exclues des sauvegardes iCloud et Google et du transfert d'appareil à appareil.
• Effacement automatique au terme des durées ci-dessous.

A1.7 — Durées de conservation

La durée de cinq ans est celle de la prescription civile de droit commun (art. 2224 du code civil). Une fiche supprimée de l'annuaire ne réécrit pas les sorties déjà signées : elles sont la pièce, et l'article 17.3.e du RGPD permet de les conserver pour la constatation d'un droit.

A1.8 — Sous-traitants ultérieurs

Le Cabinet autorise les sous-traitants ultérieurs suivants. Tout changement lui est communiqué, et il peut s'y opposer dans un délai raisonnable.

A1.9 — Droits des personnes

Les demandes sont adressées au Cabinet, seul tenu d'y répondre. L'Éditeur lui apporte l'assistance technique nécessaire dans un délai compatible avec le délai d'un mois de l'article 12.3, notamment pour extraire ou effacer les données d'une personne déterminée.

L'information des personnes concernées est assurée par la page de confidentialité, maintenue par l'Éditeur, dont l'adresse figure dans l'application, sur l'écran de signature et en pied des pièces PDF.

A1.10 — Violation de données

Notification au Cabinet dans les 24 heures de la connaissance de l'incident, par écrit, avec les éléments lui permettant de remplir son obligation de notification à la CNIL dans les 72 heures (art. 33).

A1.11 — Fin du contrat

Restitution ou suppression selon l'article 9, sauvegardes comprises, avec attestation de destruction sur demande.

A1.12 — Registre et audit

L'Éditeur tient le registre des catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du Cabinet (art. 30.2) et met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28, y compris en permettant un audit raisonnable.